Security World

Jednou z největších výzev, jakým čelí týmy zabezpečení ve svých organizacích, je celkový pohled na řešení zabezpečení, jak tvrdí Michael Santarcangelo, zakladatel konzultační společnosti Security Catalyst z New Yorku, která se zaměřuje na změnu způsobu, jakým lidé chrání informace.

Santarcangelo připomněl, že profesionálové zaměření na bezpečnost jsou zkušení ve zvažování rizik a jejich omezování. Zbytek společnosti však bohužel tyto faktory nevnímá stejně, a to komunikaci uvnitř organizace ztěžuje.

„Chybí jim důležité souvislosti,“ konstatoval Santarcangelo. „Bezpečnostní specialisté jsou často omezeni myšlením: Finančního ředitele zajímá návratnost investic, tak se tím budeme zabývat. Ale finanční ředitel ve skutečnosti říká: Nerozumím tomu, co děláte, takže mi to musíte nějak odůvodnit.

Santarcangelo nastínil svou strategii k úspěchu při získávání investic do zabezpečení, když zveřejnil podrobnosti o své metodě pěti kroků, jak vysvětlit vedení vše potřebné a získat souhlas při rozhodování o výdajích v současné obtížné ekonomické situaci.

 

1. Ztvárnění

Santarcangelo je přesvědčen, že jedním z nejefektivnějších způsobů komunikace zahrnující důležitost bezpečnosti je přesunout pozornost na osobu, které se pokoušíte danou věc vysvětlit.

„Důvodem, proč někdo skutečně změní své chování nebo něco udělá, je především to, že mu to přinese rovněž nějaké výhody,“ prohlašuje Santarcangelo. „Mnoho lidí však na to zapomíná, když začínají tvořit. Mají sklon upadnout do myšlenkového schématu: Jsem skutečně chytrý a mnoho toho vím. Tak jenom něco řeknu a doufám, že posluchači pochopí důležitost toho, co jim chci sdělit.“

Santarcangelo namísto toho doporučuje při vytváření prezentace nezapomínat na udržování motivace publika.

„Rozhovor s ředitelem se liší od konzultace s technikem a stejně tak se obě značně liší od konverzace s koncovým uživatelem,“ upozorňuje. „Když chceme s někým komunikovat způsobem, kterým dotyčný chápe důležitost toho, co chceme sdělit, a podpořit to, co žádáme, musíme vědět, co po nich chceme. Je potřeba si promyslet, co jim vlastně chceme vysvětlit. “

 

2. Navázání kontaktu

Podle Santarcangela s lidmi můžeme navázat kontakt prostřednictvím příběhů. Předtím, než předložíte svůj pohled, najděte něco v jejich světě, na co se můžete odkázat, s čím se publikum může ztotožnit a čemu porozumí.

Většina lidí si řekne: „Mám na prezentaci 20 minut, otevřou Power Point a začnou vytvářet příslušné obrázky. Když jsou hotovi, jdou a přečtou vytvořené dílo snímky někomu, s kým chtějí mluvit - a jsou odmítnuti.“

Santarcangelo doporučuje zeptat se sama sebe: „Jak jim to mohu vysvětlit pomocí jejich přirozeného prostředí? Jaký příběh nebo příklad mohu k takové ukázce použít?“

„Předvádíte-li prezentaci širokému publiku, doporučuji vždy použít populární kulturu. Hudba nebo filmy jsou pro začátek skvělé. Úvod můžete vždy začít otázkou: Viděli jste…?“

Samozřejmě, že zjištění použitelné reference pro tyto účely bude vyžadovat určitou přípravu.

Santarcangelo radí: „Nejjednodušším způsobem, jak to provést, je klást otázky.“ „Jsou-li manažeři, kterým budete prezentaci předvádět, otevření a přátelští, mluvte s nimi. Zjistěte, jaké sledují televizní pořady nebo jaké sportovní týmy mají rádi. Na druhou stranu je chybou přijít se sportovní analogií k někomu, koho sport vůbec nezajímá. To si včas zjistěte.“

Další strategií může být připomenout aktuální události v oblasti zabezpečení, jako například mediálně známý únik dat, a zeptat se potom: „Jak by to ovlivnilo nás, pokud by se to stalo nám?“

 

3. Nácvik

Santarcangelo upozorňuje, že čas strávený při tvorbě prezentace bude zcela odlišný od doby, kdy bude předváděna. A protože doba, kterou obvykle máte k předložení svého pohledu na věc, bude pravděpodobně velmi krátká, je pro maximální účinek důležitý předchozí nácvik.

„Důvodem, proč to nazývám nácvikem a nikoliv testováním nebo zkouškou, je to, že při této činnosti můžete udělat chybu. Lidé mají sklon k prezentaci příliš velkého množství informací. Nácvik jim ale pomůže vybrat to nejdůležitější a dovolí zajistit správnou posloupnost a plynulost všech důležitých sdělení.“

Santarcangelo je také přesvědčen o tom, že získat finance na projekt zabezpečení ve výši mnoha tisíc či několika milionů dolarů během krátké 15minutové prezentace, kterou zjednodušeně řečeno jen prolétnete, je možné, ale jen když je vhodná doba. Nyní však více než kdykoli dříve omezené rozpočty vyžadují vytříbenost a preciznost strategie pro získání požadovaných financí.

 

4. Projev

Každý z pěti kroků má stejnou váhu a samotné slovní vyjádření tedy představuje jen oněch 20 procent. Mnoho lidí začíná s prezentací rovnou, bez plánování či promýšlení i bez snahy o navázání kontaktu s publikem či bez předchozího nácviku.

Když však jde o samotný hlasový projev, je účinné přednést ho bez obav z nedokonalosti.

„Jde o to být věrohodný,“ dodává. „Jestli v to upřímně věříte, dejte to znát. Nebojte se, že uděláte nějaké chyby. Nemusíte být dokonalí. Nestarejte se o nějaké to „hm“ ani se neobávejte v případě, že budete číst z konceptu. Základní myšlenkou je zajistit vzájemnou komunikaci.“

Jakmile jste promysleli, co chcete získat, a když jste dali dohromady příběh, který vám má pomoci a nacvičili si celou akci, buďte v okamžiku projevu samotného přirození.

„Předložte svou záležitost v kostce a potom přirozeně konverzujte.“

 

5. Vyhodnocení a dotažení

Poté, co jste svou prezentaci ukončili, ohlédněte se a zeptejte se sami sebe: „Jak to šlo?“ či „Kdybych o tom mluvil znovu, udělal bych to stejně?“

Jakmile si v hlavě sami vyhodnotíte, jak to šlo, je důležité dotáhnout celé snažení do konce, jak tvrdí Santarcangelo.

„Mnohokrát se první navázání kontaktu i prezentace nemusejí vydařit k úplné spokojenosti, takže když probíhala následná konverzace, nic se nevyřešilo,“ popisuje. Když se ohlédnete zpět a zkonstatujete: Nenavázal jsem kontakt takovým způsobem, jakým jsem chtěl,“ můžete v rozhovoru se svým publikem pokračovat a například říci: „Nevysvětlil jsem to vhodným způsobem. Vím, že jste zaneprázdnění, ale mohli byste mi prosím věnovat ještě pět minut? Rád bych to vysvětlil jinak.“

 

Tento článek vyšel v tištěném SecurityWorldu 4/2009.

autor Joan Goodchildová